Τόσο στο βιομηχανικό κόσμο, όσο και στις υπό ανάπτυξη χώρες, παρατηρούμε ότι τελευταία χρόνια αναπτύσσεται όλο και πιο πολύ η κουλτούρα εκείνη που απαιτεί να δίνεται σε εταιρίες κάθε ευκαιρία για να αναδιοργανωθεί. Η τάση αυτή εμφανίζεται τόσο στη νομοθεσία, όσο και στις πρακτικές των μεγάλων πιστοδοτικών οργανισμών, όπου αντί της ρευστοποίησης των περιουσιακών στοιχείων ή την πώλησή τους, προτιμούν την εκπόνηση σχεδίων αναδιοργάνωσης, σχεδόν πάντα με τη βοήθεια εξειδικευμένων συμβούλων επιχειρήσεων. Ετσι οι όροι αναδιοργάνωση επιχειρήσεων (corporate recovery / business reorganization), ανασχεδιασμός επιχειρηματικών δραστηριοτήτων (business process re-engineering) έχουν γίνει ιδιαίτερα χρήσιμοι σήμερα, επειδή ίσως η παρούσα φάση κρίσης της οικονομίας μπορεί να αποδειχθεί πολύ πιο βαθιά απ’ ό,τι πολλοί πιστεύουν. Επίσης πως στους δύσκολους καιρούς, η λύση είναι να επικεντρωθεί η επιχείρηση στη βελτίωση της αποτελεσματικότητάς της, αναλύοντας, με ιδιαίτερα κριτικό πνεύμα, την εσωτερική της οργάνωση και τις διαδικασίες της. Εν τέλει, η ικανότητα μιας επιχείρησης να αλλάζει, είναι ο μοναδικός παράγοντας που θα εξασφαλίσει την επιβίωσή της και την επιτυχία της. Τι είναι αναδιοργάνωση , είναι το σύνολο των αλλαγών που σχεδιάζονται και υλοποιούνται σε μια επιχείρηση, ώστε αυτή να λειτουργεί αποδοτικότερα, προς όφελος όλων των ενδιαφερομένων για αυτή. Η ανάγκη για αναδιοργάνωση μπορεί να προκύψει από πολλές αιτίες, αν είναι σαφές ότι πολλά τμήματα της επιχείρησης δεν λειτουργούν ικανοποιητικά ή υστερούν σε απόδοση έναντι άλλων, σε περίπτωση συνεχόμενων ετών ανάπτυξης, για να μην επέλθει διοικητική δυσλειτουργία, σε περίπτωση κρίσης της οικονομίας οπότε η εταιρεία πρέπει να προετοιμαστεί κατάλληλα. Για οποιοδήποτε όμως λόγο και αν αποφασιστεί η ανάγκη σχεδιασμού και υλοποίησης ενός προγράμματος αναδιοργάνωσης, υπάρχουν συγκεκριμένα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν και ενδιάμεσοι στόχοι που πρέπει να τεθούν.
Ορισμένα χαρακτηριστικά βήματα ενός προγράμματος αναδιοργάνωσης είναι:
– Η διαδικασία της συγκριτικής αξιολόγησης (benchmarking). Αφορά τη σύγκριση των επιδόσεων μιας επιχείρησης, στη βάση μιας σειράς μετρήσιμων παραμέτρων στρατηγικής σημασίας (δείκτες απόδοσης), ως προς μια άλλη (ή άλλες) επιχειρήσεις που επιτυγχάνουν βέλτιστες αποδόσεις, στην ίδια σειρά παραμέτρων.
– Η δημιουργία δεικτών μέτρησης της απόδοσης και θέσπιση στόχων για την εταιρία, το κάθε τμήμα και το κάθε στέλεχος ξεχωριστά.
– Ο επανασχεδιασμός όλων των διαδικασιών της εταιρίας (business process reengineering) έτσι ώστε αυτές να απλοποιηθούν, μειώνοντας το κόστος για της εταιρία και αυξάνοντας την ικανοποίηση του πελάτη.
– Η μείωση των επιπέδων απόφασης στην εταιρία, έτσι ώστε οι περισσότερες αποφάσεις, για τα καθημερινά λειτουργικά θέματα, να παίρνονται από τους εργαζόμενους που εκτελούν τις διάφορες εργασίες, στα πλαίσια των αρμοδιοτήτων τους.
– Η εκπαίδευση του προσωπικού στις μεθόδους μείωσης κόστους, βελτίωσης της απόδοσης αλλά και στην ανάπτυξη επιχειρηματικών σχεδίων ανάπτυξης.
Οι στόχοι των προγραμμάτων αναδιοργάνωσης είναι φιλόδοξοι και δύσκολοι ως προς την επίτευξή τους. Αυτό όμως είναι απαραίτητο, για να προκύψει μια ουσιαστική βελτίωση της απόδοσης της επιχείρησης και όχι μόνο πρόσκαιρες ωφέλειες. Οι κυριότεροι στόχοι ενός έργου αναδιοργάνωσης είναι:
– Γρήγορη βελτίωση των ταμειακών ροών, όπως μείωση κόστους παραγωγής, μείωση κόστους αποθήκευσης και διακίνησης των προϊόντων, κατάργηση διαδικασιών και εργασιών που δεν προσδίδουν αξία στο προϊόν.
– Βελτίωση της ποιότητας των προϊόντων ή υπηρεσιών.
– Βελτίωση του επιπέδου εξυπηρέτησης των πελατών.
– Βελτίωση ταχύτητας ανάπτυξης νέων προϊόντων, εξάπλωσης σε νέες αγορές και εφαρμογής επιχειρηματικών σχεδίων.
– Ανάπτυξη νέων διαδικασιών λειτουργίας.
– Αλλαγή του οργανογράμματος, ώστε να είναι λιτό χωρίς πολλά επίπεδα απόφασης και λειτουργικό.
– Ανάπτυξη συστήματος αξιολόγησης της απόδοσης της εταιρίας, των τμημάτων και των στελεχών, με βάση τους στόχους που έχουν τεθεί.
Πρέπει να αναγνωρίσουμε όμως ότι η αναδιοργάνωση μιας επιχείρησης, σαν κάθε μεγάλη αλλαγή, είναι αρκετά πολύπλοκη και δύσκολη στη διαχείρισή της. Συμπεριλαμβάνει αλλαγές στο οργανόγραμμα της εταιρίας, στην κουλτούρα της, στα συστήματα αναφοράς και ελέγχου. Όλα αυτά πρέπει να γίνουν, έτσι ώστε να ικανοποιείται η νέα στρατηγική που έχει υιοθετηθεί. Τα κυριότερα προβλήματα που καταγράφονται κατά το σχεδιασμό και την υλοποίηση έργων αναδιοργάνωσης είναι:
– Ελλιπής κατανόηση του εύρους του έργου και του μεγέθους της αλλαγής.
– Ελλιπής επικοινωνία του οράματος και των στόχων της διοίκησης.
– Έλλειψη συνεργασίας του προσωπικού στο σχεδιασμό και την υλοποίηση του έργου.
– Έλλειψη βασικών γνώσεων των στελεχών σε θέματα διαχείρισης μεγάλων αλλαγών και ανεπαρκής εκπαίδευσή τους.
– Ελαστικότητα από τη διοίκηση όταν δεν επιτυγχάνονται οι στόχοι ή δεν τηρούνται τα χρονοδιαγράμματα.
– Υπερβολικά γρήγορος ή αρκετά αργός ρυθμός αλλαγών.
– Επικέντρωση μόνο στη μείωση κόστους και προσωπικού και όχι στην αναπτυξιακή προοπτική του προγράμματος. Αυτό αποθαρρύνει τα στελέχη και το προσωπικό της επιχείρησης.
Ο σύμβουλός θα έχει σαν στόχο, μέσω του έργου αναδιοργάνωσης να διατηρήσει και να αυξήσει την αξία της επιχείρησης, ώστε να ικανοποιηθούν όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη. Σκοπός είναι να βρεθούν και να εφαρμοστούν οι καλύτερες λύσεις στα προβλήματα που αντιμετωπίζει η εταιρία, χρησιμοποιώντας τις ειδικές γνώσεις και την πείρα των έμπειρων συμβούλων της ομάδας έργου.
Οι επιμέρους τομείς του συμβούλου θα είναι:
– Αναδιοργάνωση της εταιρείας.
– Αξιολόγηση απόδοσης της επιχείρησης και ανάπτυξη στρατηγικού σχεδίου βελτίωσής της.
– Αξιολόγηση δυνατότητας επιβίωσης και ανάπτυξης της εταιρείας μέσα στις συνθήκες της οικονομικής κρίσης.
– Αξιολόγηση του τρόπου λειτουργίας της επιχείρησης και εφαρμογής των αρχών και των σύγχρονων κανόνων της χρηστής διοίκησης.
– Οργάνωση τής λειτουργίας της εταιρείας ή τμημάτων της.
– Οργάνωση τής εταιρείας με πολύ γρήγορη ανάπτυξη.
– Δημιουργία του Balanced Scorecard.
Συγκεκριμένα
Ο σύμβουλος έχει σημαντική εμπειρία στο σχεδιασμό και την εφαρμογή προγραμμάτων επιχειρηματικής αναδιοργάνωσης στον τομέα της επιχείρησης. Η επιτυχία έρχεται, με ομαδική εργασία, σε πλήρη συνεργασία με τα διοικητικά στελέχη της επιχείρησης και όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη, ώστε να εντοπισθούν οι καλύτερες δυνατές λύσεις για τη βελτίωση της απόδοσης της εταιρίας. Επίσης είναι δυνατόν να αναληφθούν και έργα αναδιοργάνωσης για λογαριασμό πιστωτικών οργανισμών, που έχουν συμφέροντα σε επιχειρήσεις που εμφανίζουν χαμηλή οικονομική απόδοση. Αξιολόγηση απόδοσης επιχειρήσεων και ανάπτυξη στρατηγικού σχεδίου για τη βελτίωσή της. Η αξιολόγηση απόδοσης μιας επιχείρησης προσφέρει ένα ευέλικτο πλαίσιο μέσα στο οποίο αναλύεται η οικονομική απόδοση της εταιρίας αλλά και η λειτουργική αποτελεσματικότητα κάθε τμήματος ή διαδικασίας, με χρήση των κατάλληλων δεικτών. Απαιτεί τη συγκριτική αξιολόγηση της απόδοσης μιας επιχείρησης με τις ανταγωνιστικές της (benchmarking). Είναι το πρώτο βήμα σε κάθε καλά σχεδιασμένο έργο αναδιοργάνωσης και αποτελεί εγγύηση για να βρεθούν οι κατάλληλες λύσεις για την επιτυχημένη εφαρμογή της επιδιωκόμενης αλλαγής. Στα πλαίσια αυτής της αξιολόγησης, προσδιορίζονται οι κύριοι παράγοντες για τη βελτίωση της απόδοσης (critical factors for success) και αναλύονται οι στρατηγικές εκείνες που αν εφαρμοστούν θα μπορέσουν να βοηθήσουν στην επίτευξη των στόχων βελτίωσης της απόδοσης που τίθενται. Δουλεύει σε πλήρη συνεργασία με τη διοίκηση της εταιρίας, ώστε να προσδιορίσουν τη στρατηγική ανάπτυξη της εταιρίας που θα βοηθήσει στην επίτευξη των στόχων της. Σε κάθε περίπτωση η ομάδα έργου:
– Έχει εμπειρία στην ανάλυση στρατηγικής.
– Αντιλαμβάνεται σε βάθος τις ανάγκες της επιχείρησης, όταν αυτή δραστηριοποιείται σε εξαιρετικά ανταγωνιστικό περιβάλλον.
-Ιδιαίτερα έχει επίγνωση των συνθηκών που επικρατούν στην Κυπριακή Δημοκρατία.
Η αξιολόγηση του τρόπου λειτουργίας της επιχείρησης και εφαρμογής των αρχών και των σύγχρονων κανόνων της χρηστής διοίκησης
Η δυνατότητα δημιουργίας και διατήρησης μιας αποτελεσματικής ομάδας στελεχών που διοικούν μια επιχείρηση (management team) είναι εξαιρετικής σημασίας για κάθε οργανισμό.
Παρατηρείται όμως το φαινόμενο, ακόμη και εξαιρετικοί επαγγελματίες, όταν εργάζονται χωρίς στόχους και πλάνο, να μην μπορούν να αποδώσουν σύμφωνα με τις δυνατότητές τους και σύμφωνα με τις απαιτήσεις της κάθε επιχείρησης. Η ανάγκη της ύπαρξης συγκεκριμένου επιχειρηματικού σχεδίου, συχνών οικονομικών ελέγχων, ακριβούς ετοιμασίας του προϋπολογισμού και σύγκρισής του με τις πραγματικές δαπάνες και τα έσοδα είναι προφανής. Θα αναπτύξει μια μεθοδολογία η οποία αξιολογεί την εφαρμογή των αρχών και κανόνων της χρηστής διοίκησης, μέσω σχετικών ερωτηματολογίων και συνεντεύξεων. Ο σκοπός σε αυτή την περίπτωση είναι να εντοπισθούν πραγματικά παραδείγματα των δυνατών και αδύνατων σημείων στο τρόπο διοίκησης της εταιρίας, αλλά και να προταθούν μέτρα βελτίωσης των αδύνατων σημείων, ώστε να επιτευχθούν ευκολότερα οι στόχοι της εταιρίας.
– Οργάνωση τής λειτουργίας της εταιρείας ή τμημάτων της.
Μέσω αυτής της υπηρεσίας, ο σύμβουλος αναλαμβάνει εξ αρχής, την πλήρη διοίκηση του έργου της λειτουργίας μιας επιχειρηματικής μονάδας.
Αρχικά εξετάζεται αν υπάρχουν πιθανότητες να βελτιωθεί η κατάσταση της επιχειρηματικής μονάδας. Στη συνέχεια, αν κάτι τέτοιο δεν είναι δυνατόν ή δεν το επιθυμεί η διοίκηση, προσδιορίζεται τι είναι το καλύτερο για την εταιρεία.
Οργάνωση επιχειρήσεων με πολύ γρήγορη ανάπτυξη
Πολλοί επιχειρηματίες έχουν αντιμετωπίσει το χάος που συνεπάγεται η γρήγορη ανάπτυξη μιας εταιρίας. Σε μια τέτοια περίπτωση, ο σύμβουλος αναλαμβάνει το σύνθετο έργο του σχεδιασμού και της υλοποίησης του τρόπου λειτουργίας και διοίκησης της εταιρίας. Μερικοί από τους στόχους ενός τέτοιου έργου, είναι οι εξής:
– Ανάπτυξη ενός συστήματος διοίκησης βάσει στόχων (ΜΒΟ).
– Υιοθέτηση των κατάλληλων δεικτών μέτρησης της απόδοσης σε κάθε τμήμα.
– Ανάπτυξη του κατάλληλου συστήματος κινήτρων απόδοσης για το προσωπικό.
– Καταγραφή των ικανοτήτων που χρειάζεται να έχει κάθε υψηλό στέλεχος της επιχείρησης και ανάπτυξη ενός σχεδίου ανάπτυξης και βελτίωσης των στελεχών.
– Δημιουργία του κατάλληλου οργανογράμματος.
– Ανάπτυξη σχεδίου δημιουργίας εταιρικής κουλτούρας.
Ανάπτυξη μιας συγκεκριμένης ομάδας δεικτών (BALANCED SCORECARD) για την παρακολούθηση της πορείας και της απόδοσης της επιχείρησης. Οι διευθυντές και τα στελέχη των επιχειρήσεων γνωρίζουν καλά ότι το σύστημα μέτρησης της απόδοσης μιας επιχείρησης επηρεάζει σημαντικά τη συμπεριφορά των εργαζομένων σε αυτή. Οι οικονομικοί διευθυντές γνωρίζουν επίσης ότι μόνοι οι οικονομικοί δείκτες δεν δίνουν καμία σημαντική πληροφορία για τη μελλοντική απόδοση κάθε επιχείρησης. Προκύπτει λοιπόν η ανάγκη για την υιοθέτηση ενός συνόλου περιορισμένων σε αριθμό δεικτών, που να αποτυπώνουν γρήγορα και καθαρά τη σημερινή εικόνα της επιχείρησης, αλλά ταυτόχρονα να δίνουν και μια σαφή ένδειξη για την κατάσταση που θα προκύψει στο άμεσο μέλλον. Δημιουργείται λοιπόν ένας πίνακας δεικτών (Balanced Scorecard) που περιλαμβάνει στόχους και μετρήσεις για τις βασικές δραστηριότητες της επιχείρησης, όπως:
– Δείκτες οικονομικής απόδοσης (ρευστότητα, ρυθμός αύξησης των πωλήσεων, απόδοση κεφαλαίων κ.λπ.).
– Δείκτες ικανοποίησης πελατών(ποσοστό νέων προϊόντων, βελτίωση χρόνου εξυπηρέτησης, ανταγωνιστικότητα τιμών κ.λπ.).
– Εσωτερικοί δείκτες απόδοσης (ποιότητα προϊόντων, κόστος παραγωγής, αξιοπιστία μηχανών κ.λπ.).
– Εσωτερικοί δείκτες βελτίωσης και καινοτομίας (αριθμός σκάρτων παραγωγής, χρόνος διεκπεραίωσης παραπόνων, παραγωγικότητα εργαζομένων, εφαρμογή νέων τεχνολογιών κ.λπ.).
Η δημιουργία του Balanced Scorecard θεωρείται σήμερα ένα από τα σημαντικότερα εργαλεία διοίκησης για κάθε επιχείρηση. Η αλλαγή, που για τις ίδιες τις εταιρίες είναι έργο δυσκολονόητο και πολύπλοκο, και γνωρίζοντας τα λάθη που έχουν γίνει, μπορούν οι επιχειρήσεις να αποφύγουν τα προβλήματα ή να αδράξουν ευκαιρίες πολύ μεγάλης αξίας.